Datenschutzerklärung

§ 1 Allgemeines

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie weiterer anwendbarer Datenschutzvorschriften.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir auf der Plattform sevpro.de erheben, wie wir sie verarbeiten und welche Rechte Ihnen zustehen.

§ 2 Erhobene Daten & Zwecke

2.1 Nutzung der Website

Beim Besuch unserer Website werden automatisch folgende Daten durch unseren Webserver erfasst:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seiten und übertragene Datenmenge
• Browser-Typ und Betriebssystem

Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung des technischen Betriebs gespeichert und nach 7 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb).

2.2 Kontaktanfrage & Anmeldeformular

Wenn Sie das Anmeldeformular auf sevpro.de ausfüllen, erheben wir folgende Daten:

• Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Adresse des Verwaltungsobjekts, Anzahl der Einheiten
• Ihre eigene Anschrift (Eigentümeradresse)
• Einwilligungsnachweis (Double-Opt-In-Bestätigung, Zeitstempel)
• AGB-Zustimmung (Zeitstempel)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung für den Double-Opt-In).

2.3 Kundenportal (sevpro.de/portal)

Nach Vertragsschluss und Onboarding verarbeiten wir im Rahmen der Verwaltung Ihres Objektes folgende Daten:

• Zugangsdaten (E-Mail, verschlüsseltes Passwort)
• Verwaltungspräferenzen (Neuvermietung, Freigabegrenzen, Hausgeld-Regelung)
• Hochgeladene Dokumente (Teilungserklärung, Mietvertrag, Abrechnungsunterlagen)
• Vorgangshistorie und Kommunikation
• Mieterdaten, soweit für die Verwaltung erforderlich

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

2.4 Kommunikation per E-Mail

Wir senden Ihnen transaktionale E-Mails, die für die Vertragserfüllung erforderlich sind, insbesondere:

• Double-Opt-In-Bestätigungsmail
• Onboarding-Setup-Link
• Passwort-Reset-E-Mails
• Benachrichtigungen im Rahmen der Objektverwaltung

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

§ 3 Weitergabe von Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden nur in folgenden Fällen an Dritte weitergegeben:

• Dienstleister: Wir setzen technische Dienstleister ein (z. B. für Hosting, E-Mail-Versand), die als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO an uns gebunden sind
• Mieterbezogene Weitergabe: Im Rahmen der Verwaltung werden Daten an Mieter, Handwerker, Versicherungen oder Behörden weitergegeben, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist
• Gesetzliche Verpflichtung: Behörden und Gerichte können im gesetzlich geregelten Rahmen Daten erhalten
• Salesforce CRM: Kontaktdaten werden in unserem CRM-System (Salesforce, Inc., USA) gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Standardvertragsklauseln

Eine Weitergabe zu Werbezwecken an Dritte erfolgt nicht.

§ 4 Datenspeicherung & Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

• Vertrags- und Buchhaltungsunterlagen: 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB)
• Korrespondenz mit Mietern und Behörden: 6 Jahre nach Vertragsende
• Portaldaten (hochgeladene Dokumente, Vorgänge): Bis zur Kündigung + 3 Monate; danach auf Anfrage oder nach Ablauf gesetzlicher Fristen
• Nicht bestätigte Anfragen (ausstehende DOIs): 30 Tage nach Eingang
• Server-Logs: 7 Tage

§ 5 Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen unbefugten Zugriff, Verlust oder Manipulation zu schützen. Dies umfasst insbesondere:

• SSL/TLS-Verschlüsselung der gesamten Datenübertragung (HTTPS)
• Verschlüsselte Passwort-Speicherung (bcrypt)
• JWT-basierte Authentifizierung für den Portalzugang
• Sichere Ablage hochgeladener Dokumente außerhalb des öffentlichen Webverzeichnisses
• Dateiupload-Validierung (Typ- und Größenprüfung)

§ 6 Cookies

Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies (Session-Cookies für den Portalzugang). Es werden keine Tracking-Cookies oder Cookies für Werbezwecke eingesetzt. Eine Einwilligung ist nach § 25 Abs. 2 TDDDG für technisch notwendige Cookies nicht erforderlich.

§ 7 Ihre Rechte

Sie haben nach DSGVO folgende Rechte gegenüber uns als Verantwortlichem:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Welche Daten wir über Sie speichern
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger Daten
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): „Recht auf Vergessenwerden"
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen
• Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Jederzeit mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: datenschutz@sevpro.de

Sie haben zudem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Berlin: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin, www.datenschutz-berlin.de

§ 8 Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist unter sevpro.de/datenschutz abrufbar. Wesentliche Änderungen werden registrierten Nutzern per E-Mail mitgeteilt.